Logiciel de caisse en CHR : NF525 ou LNE, fin de l’auto-attestation et obligations 2026 (France)

Vous encaissez au comptoir, en salle, en click & collect ou depuis une borne ? Alors votre logiciel de caisse (et ses modules “satellites”) fait partie des premiers sujets vérifiés en cas de contrôle DGFiP logiciel de caisse. Depuis 2018, la France impose des règles « anti-fraude TVA » ; mais depuis la loi de finances 2025 logiciel de caisse, la manière de prouver la conformité a changé.

La question que se posent beaucoup d’exploitants de restaurant, bar ou hôtel en 2026 est simple : dois-je encore conserver une attestation éditeur ? faut-il un certificat NF525 ou LNE ? quels sont les risques ?

Dans ce guide, nous faisons le point de façon réglementaire, sécurisante et très pratique : ce qui est obligatoire, ce qui change depuis le 16 février 2025, la période transitoire jusqu’au 31 août 2026, et une checklist pas-à-pas pour être serein.

Bon à savoir : depuis le 16 février 2025, l’attestation éditeur ne suffit plus (dans le cadre prévu par la loi de finances). Anticipez : demandez un certificat délivré par un organisme accrédité (NF525/INFOCERT-AFNOR ou LNE) correspondant à votre version et à votre périmètre d’utilisation.

1) L’obligation « anti-fraude TVA » : ce que la DGFiP attend depuis 2018

L’obligation dite anti-fraude TVA logiciel de caisse s’applique depuis le 1er janvier 2018. Elle repose sur l’article 286 CGI logiciel de caisse (article 286, I, 3° bis) et vise les assujettis à la TVA qui enregistrent des règlements via un logiciel ou système de caisse.

Le principe : vos données d’encaissement doivent respecter 4 exigences :

• Inaltérabilité (impossibilité de supprimer/modifier sans trace)
• Sécurisation (traçabilité et protections contre l’altération)
• Conservation (capacité à conserver les données de caisse)
• Archivage (mécanismes d’archivage et restitution en cas de contrôle)

Pour un établissement CHR, cela concerne très souvent :

• la caisse principale (comptoir / salle),
• les terminaux mobiles serveurs,
• les modules de vente à emporter, bornes, commandes en ligne,
• et, pour les hôtels, les solutions d’encaissement connectées au PMS.

Pour une synthèse “grand public” utile à partager avec votre équipe ou votre prestataire, vous pouvez aussi consulter cette page explicative : obligation anti-fraude TVA et logiciel de caisse depuis 2018.

2) Ce qui change depuis le 16 février 2025 : fin de l’auto-attestation

Le changement majeur est apporté par l’article 43 de la loi n° 2025-127 du 14 février 2025 (loi de finances pour 2025) : à compter du 16 février 2025, la possibilité de justifier la conformité par une attestation individuelle de l’éditeur est supprimée dans le dispositif.

En clair : la logique “je demande une attestation à mon éditeur et je suis couvert” n’est plus le standard attendu.

Le texte officiel de doctrine fiscale sur ce point est à retrouver ici : BOFiP – évolution de la justification de conformité des logiciels de caisse.

Ce que cela implique en pratique pour un restaurant, bar ou hôtel

Votre objectif n’est pas de “cocher une case”, mais d’être capable de produire une preuve robuste en cas de contrôle. En 2026, la voie la plus sécurisante est de disposer d’un logiciel de caisse certifié, justifié par un certificat délivré par un organisme certificateur accrédité.

Deux références reviennent souvent :

• NF525 (certification NF Service, portée par INFOCERT / AFNOR Certification),
• certification LNE logiciel de caisse (schéma de certification porté par le LNE).

Pour mieux comprendre les enjeux juridiques (et éviter les formulations trompeuses du type « homologué par l’éditeur »), cette analyse est une bonne base : sécurisation des logiciels de caisse et obligations de conformité.

3) Période transitoire : jusqu’au 31 août 2026, que faut-il conserver ?

Dans la vraie vie, tous les éditeurs n’ont pas pu basculer au même rythme. L’administration a donc prévu une phase transitoire, avec une échéance claire : le délai d’obtention du certificat a été prorogé jusqu’au 31 août 2026 si l’éditeur est engagé dans une procédure de certification (doctrine/actualités BOFiP).

Référence utile côté BOFiP (à garder dans vos favoris de conformité) : BOFiP – actualité sur la prorogation et les modalités de justification.

Concrètement, en 2026, si votre éditeur vous dit “c’est en cours”, vous devez pouvoir documenter :

• le certificat s’il est déjà disponible (NF525 ou LNE),
• à défaut, des éléments tangibles attestant l’engagement dans la démarche (et les justificatifs recommandés par l’éditeur / certificateur),
• et surtout : la correspondance exacte entre ce qui est certifié et ce que vous utilisez (version, modules, périmètre).

Point de vigilance CHR : la non-conformité ne vient pas toujours de la caisse “principale”, mais d’un module ajouté ensuite (commande en ligne, borne, self-order, paiement à table) qui enregistre des opérations ou modifie le ticket.

4) Sanctions : l’amende peut monter à 7 500 € par système

En cas de non-respect, l’amende prévue par l’article 1770 duodecies du CGI est de 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné. Ce montant est un point clé à mettre à jour : on lit encore parfois des chiffres erronés (1 500 €), mais le régime applicable est bien à 7 500 €.

La référence légale est consultable ici : Code général des impôts – sanctions relatives aux logiciels de caisse.

Au-delà de l’amende, le risque principal est d’ouvrir la porte à un contrôle plus large (et donc à des conséquences fiscales plus lourdes) si l’administration estime que le système permet des altérations non tracées des recettes.

Ce que le contrôleur peut demander (très opérationnel)

• Le certificat NF525 ou le document de certification LNE logiciel de caisse,
• La preuve que ce certificat correspond à votre version et vos modules,
• Des éléments d’archivage / conservation (clôtures, exports, archives),
• Des explications sur vos procédures : annulations, avoirs, corrections, droits utilisateurs.

5) Check-list conformité 2026 : 6 étapes pour être serein

Voici une checklist simple, pensée pour la conformité caisse restaurant bar hôtel :

Étape 1 — Cartographier vos “points d’encaissement”

• Caisse comptoir
• Prise de commande en salle (PDA / mobile)
• Click & collect / livraison / commande web
• Borne de commande
• PMS / encaissement hôtelier

Étape 2 — Exiger la preuve : certificat, pas une simple promesse

Demandez à votre éditeur :

• le certificat (NF525 ou LNE),
• le périmètre certifié (modules inclus/exclus),
• la version couverte.

Étape 3 — Vérifier la correspondance version/périmètre

Le certificat doit correspondre à ce qui est réellement déployé chez vous. C’est l’un des motifs classiques de non-conformité : certificat “général” mais module de commande en ligne ou borne non couvert(e).

Étape 4 — Organiser votre dossier « conformité » (à sortir en 2 minutes)

• Certificat à jour
• Contrat + preuves de maintenance/mises à jour
• Procédure de clôture quotidienne (Z), sauvegarde, archivage
• Identifiants / rôles : qui a le droit d’annuler, d’émettre un avoir, etc.

Étape 5 — Mettre en place des habitudes d’équipe (anti-erreurs)

La conformité, ce n’est pas seulement un PDF : c’est aussi la manière dont on utilise la caisse. Formez vos équipes sur :

• la différence entre annulation, correction et avoir,
• les clôtures de journée,
• la traçabilité (ne jamais “arranger” un ticket hors procédure).

Étape 6 — Anticiper les changements (nouveau module, nouvelle version)

À chaque ajout (borne, click & collect, nouvelle version), posez la question : est-ce encore couvert par le certificat ? Si la réponse n’est pas claire, demandez une confirmation écrite et planifiez la mise à jour documentaire.

Astuce terrain : planifiez un “mini-audit conformité” à chaque grosse évolution digitale (nouveau canal de vente, nouveau prestataire de commande, changement de TPE/caisse). C’est rapide, et cela évite une mauvaise surprise.

6) Vous ouvrez ou reprenez un établissement ? Ajoutez la caisse à votre checklist d’ouverture

Quand on prépare une ouverture, on pense souvent à la salle, à la carte, au recrutement… et on “branche la caisse” à la fin. Or, c’est un point critique : votre tout premier encaissement doit être réalisé sur un système en règle.

Dans votre ouvrir un restaurant checklist logiciel de caisse, ajoutez :

• Choisir un logiciel de caisse certifié (NF525 ou LNE) avant signature
• Obtenir le certificat dans le dossier d’ouverture
• Paramétrer TVA / familles / règles d’arrondis avec l’expert-comptable
• Former l’équipe sur les clôtures et les corrections tracées

Et, plus globalement, votre statut d’exploitant implique des obligations réglementaires multiples. Pour faire le point (ou pour une première ouverture), notre parcours Permis d’exploitation : obligations et rôle de l’exploitant en CHR vous aide à sécuriser le cadre légal de votre activité (licences, responsabilités, risques de sanctions, etc.).

FAQ – NF525, LNE, attestation éditeur : vos questions les plus fréquentes

NF525 est-elle obligatoire ?

La réglementation impose l’usage d’un système respectant les exigences de l’article 286 (inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage). La NF525 est l’un des cadres de certification courants permettant d’en apporter la preuve (comme la certification LNE logiciel de caisse).

Quelle différence entre NF525 et LNE ?

Ce sont deux voies de certification distinctes, toutes deux utilisées pour justifier qu’un logiciel de caisse répond aux exigences légales. Dans tous les cas, ce qui compte pour vous est de pouvoir présenter un certificat délivré par un organisme reconnu, correspondant à votre version et à votre périmètre.

Une attestation éditeur est-elle encore valable en 2026 ?

La fin auto-attestation logiciel de caisse résulte de la loi de finances pour 2025 et s’applique depuis le 16 février 2025. Il existe une période transitoire, notamment avec une prorogation jusqu’au 31 août 2026 dans certaines situations. En pratique, pour être serein en 2026, l’approche la plus sécurisante reste de demander le certificat (NF525 ou LNE) et de le conserver.

Qui est concerné en restauration ?

Dès que vous encaissez des clients (souvent des particuliers) et que vous enregistrez ces encaissements dans un système informatisé, vous êtes très probablement concerné. C’est le cas de la majorité des établissements CHR.

Quel est le montant de l’amende ?

L’amende logiciel de caisse non certifié peut atteindre 7 500 € par logiciel ou système de caisse concerné (article 1770 duodecies du CGI).

Avancer sereinement : conformité, outils… et bonnes pratiques d’exploitant

La digitalisation en CHR (caisse, commande en ligne, bornes, PMS, IA d’aide à la gestion) est un vrai levier de performance. Mais elle doit rester pilotée : documents à jour, périmètre clair, procédures simples, équipe formée.

Si vous souhaitez sécuriser l’ensemble de vos obligations d’exploitant (ou préparer une ouverture), nous pouvons vous accompagner avec des parcours adaptés, dont le Permis d’exploitation en présentiel ou à distance. Et si vous avez un doute sur votre situation, prenez le réflexe le plus rentable : en parler tôt avec votre éditeur et votre expert-comptable, puis constituer votre dossier “conformité caisse” avant qu’un contrôle n’arrive.

CTA (à intégrer en bouton côté site) : Téléchargez notre checklist “Conformité logiciel de caisse (CHR) – 2026” / Parler à un conseiller formation / Faire le point sur vos obligations d’exploitant.